Se préparer : une stratégie simple pour s’assurer le  succès et déjà un pas vers la pleine conscience !

 

Beaucoup d’entre nous négligent de se préparer avant un rendez-vous ou avant une réunion. Le rythme de notre vie nous oblige à fonctionner constamment dans l’urgence et la rapidité. La préparation passe à la trappe.

 

Pourtant, voici une stratégie qui ne demande pas beaucoup de temps, ni de compétences spécifiques et qui est rudement efficace pour vous rendre, vous, efficace ! En outre, elle oblige à se poser et à prendre du recul. A être pleinement consacré à la tâche  fixée : c’est déjà un bel exercice de pleine conscience !

 

 

Les enjeux.

 

Remettre en perspective

 

Vous avez une réunion, un rendez-vous. Vous poser pour reprendre les informations que vous possédez, la chronologie des événements préalables, l’objectif de la réunion ou du rendez-vous ne peut que vous aider à tout remettre en perspective. Cela vous permet d’identifier les zones d’ombre et de collecter les informations manquantes. Cela vous permet aussi de prendre du recul et d’avoir une vision globale du dossier dont il sera question, fût-ce un rendez-vous de prospection.

 

Créer le lien

 

En rendez-vous client ou en prospection, étant bien préparé, vous avez collecté des informations concernant le dossier en cours dont vous allez parler avec votre client, ou, s’il s’agit d’une prospection, à propos du client, de son entreprise. En ayant pris la peine de vous renseigner sur votre (vos) interlocuteur (s), vous aurez peut-être également découvert ce à quoi il s’intéresse tout particulièrement. Vous pouvez ainsi, dans la phase « brise-glace » de l’entretien, amener le sujet et créer le lien. Ensuite, il vous suffira de vous tenir informé.

 

En réunion, bien préparé veut dire apte à discuter du sujet en profondeur ou à citer des ressources externes à qui faire appel si vous ne maitrisez pas tout le sujet à fond.

 

Cela montre votre intérêt à collaborer de manière efficace et donne à votre (vos) interlocuteur(s) la sensation d’etre reconnu(s) dans ses (leurs) besoins.

 

Vous crédibiliser

 

Etre bien préparé, ça se voit. Que ce soit vis-à-vis des collègues lors d’une réunion ou vis-à-vis d’un client / prospect, cela donne une image positive de vous et met à l’aise. Vous savez de quoi il s’agit. Vous connaissez l’entreprise, ce qu’elle fait. En réunion, vous connaissez votre dossier. Avec vous, votre (vos) interlocuteur(s) se sent (ent) entre bonnes mains : vous êtes un vrai pro !

 

Rendre efficace et anticiper les questions

 

Préparer une réunion ou un rendez-vous permet d’être efficace. Vous identifiez les zones d’ombre et donc les questions. Vous êtes prêts à y répondre, soit directement, soit en ayant identifié une personne ressource dont vous attendez des précisions que vous transmettrez plus tard. Vous maitrisez. D’autre part, la préparation vous a aidé également à prévoir le déroulement de l’entrevue ou de la réunion. En suivant un agenda précis, vous allez droit au but et rentabilisez le temps imparti à la réunion ou l’entrevue. 

 

Vision globale.

 

Se préparer c’est aussi se placer consciemment dans le moment présent. Il est beaucoup question, ces derniers temps, de pleine conscience. De méditation pleine conscience. Et la pleine conscience, c’est être pleinement à ce que l’on fait au moment où on le fait. Se préparer, c’est s’obliger à être dans le moment présent le temps de la préparation. Bien se concentrer sur tous les éléments dont il faut tenir compte. Prendre le temps de faire le tour d’horizons pour collecter toutes les informations nécessaires et pour les organiser.

 

Se préparer, c’est aussi donner toute son importance à l’événement que l’on prépare et aux interlocuteurs que l’on va rencontrer ! Et c’est finalement donner toute son importance à soi-même, car, ce faisant, nous prenons soin de nous-mêmes.

 

Les freins.

 

L’habitude.

 

Encore l’habitude. En effet, lorsqu’il s’agit d’un sujet archi connu, d’un interlocuteur que l’on connait de longue date, la tentation est forte de se rendre au rendez-vous ou à la réunion sans préparation. Or, la préparation reste pertinente, même lorsque le sujet ou les interlocuteurs sont connus.

 

Le rythme.

 

Nous avons tous tendance à caser le plus possible dans l’agenda avec le moins possible de plages vides. Rentabiliser le temps. Ce qui compte, c’est produire. Mais pour produire, il faut aussi préparer, voire parfois réparer d’ailleurs. Au mieux vous préparez au moins vous réparez, au mieux vous performez. En outre, cela vous permet de vous octroyer un temps pour vous-même, au calme, loin du brouhaha et de l’agitation.

 

La peur de découvrir que nous ne sommes pas prêts.

 

Se préparer, c’est découvrir les zones d’ombre et devoir y remédier. Découvrir que nous ne maitrisons pas. Que nous n’avons pas réponse à tout. Alors bien entendu, le secret, c’est de prévoir la préparation suffisamment à l’avance pour permettre d’éclaircir les points d’ombre et trouver des réponses ou solutions.

 

La peur liée à la croyance de ne pas être à la hauteur.

 

Découvrir les zones d’ombre ou les questions en suspens, c’est aussi s’exposer au regard des autres qui attendent de vous de tout savoir et de tout connaître. Relativisez : vous ne pouvez pas tout connaitre sur tout. Par contre, vous pouvez identifier des experts et avancer leurs noms. Ne pas tout savoir n’est pas être incompétent.

 

Vous êtes le roi de l’impro.

 

Vous avez l’habitude de faire les choses de façon improvisée, en effet, vous êtes créatif, résilient, capable de vous adapter facilement à toute situation. Quelles jolies qualités ! Imaginez alors la performance dont vous seriez capable en étant préparé ! Même si vous êtes flexibles et improvisez facilement, la situation d’improvisation génère un stress. Ce stress, vous pouvez l’éviter ou du moins le réduire en vous préparant.

 

Au contraire, vous êtes perfectionniste et devez tout préparer dans les moindres détails.

 

Vous ne laissez rien au hasard et préparer tout dans les moindres détails. Cela vous prend un temps fou et pèse sur votre emploi du temps. Si une question que vous n’aviez pas anticipée est soulevée, c’est la panique totale ! Relax ! Apprenez à lâcher prise. Vous avez besoin de prendre du recul et de soulager la charge de travail que vous vous imposez. C’est une question de bien-être et d’efficacité.

 

Les leviers

 

Les leçons du passé

 

Il vous est arrivé de cafouiller, d’hésiter, de bafouiller. Vous n’aviez pas réponse à la question. Vous êtes passé pour un abruti devant vos interlocuteurs. Ou simplement, vous avez senti que vous avez perdu leur intérêt. Vous vous êtes dit : « plus jamais ! ». Voilà une ressource qui va vous aider à vous mettre au travail pour préparer à l’avenir : ce souvenir désagréable.

 

Au contraire, vous avez déjà préparé une réunion ou un rendez-vous et avez mesuré combien cela facilite les choses ! De nouveau, voilà une ressource vous permettant de vous remémorer cette satisfaction : cela vous donnera du cœur à l’ouvrage pour vous préparer.

 

La collaboration avec d’autres personnes

 

Certains préparent toujours leurs rendez-vous ou réunions. Inspirez-vous d’eux. Demandez-leur carrément de l’aide. De votre côté, vous avez sans doute une compétence ou une qualité que vous pourrez leur enseigner en retour.

 

La satisfaction

 

Créez une expérience de référence et servez-vous en ! Lorsque vous parviendrez à vous « connecter » à cette expérience (en vous la remémorant, tout en ressentant les émotions positives), vous aurez là un carburant précieux pour vous mettre à la tâche !

 

Et donc ? Comment s’y prendre ?

 

AN-TI-CI-PER

 

Aussi bien dans votre agenda, que lors de l’exercice lui-même. Prévoyez des plages horaires spécifiquement dédiées à cela. Idéalement quotidienne, un peu tous les jours, ainsi que deux plages horaires plus larges pour préparer la réunion ou le rendez-vous dit, l’une (plage horaire) une dizaine de jours avant, l’autre deux à trois jours avant. Anticipez également les zones d’ombres lors de votre préparation

 

DIS-CI-PLINE

 

Comme cité plus haut, une plage horaire quotidienne est sans doute idéale, mais à vous de trouver votre rythme. Dans tous les cas, l’idée maitresse est de se créer une routine, permettant au nouveau comportement de s’installer et de durer.

 

ESSAIS ECHECS

 

Accepter que ce ne soit pas le paradis dès le départ. Se préparer ne veut pas dire tout maitriser dans les moindres détails. Vous serez quand meme à la merci d’un imprévu ou exposé à quelque chose que vous ne maitrisez pas. Ou alors, vous comprendrez que vous avez omis d’anticiper une facette du dossier… Quelle importance ? Vous ferez mieux la prochaine fois ! Les expériences créent la compétence !

 

MODELISER

 

Comme cité plus haut, trouvez-vous une personne « ressource » qui a cette compétence et qui peut vous mentorer. Vous pouvez proposer un échange de bons procédés en la mentorant à propos de quelque chose que vous savez bien faire. Ne négligez pas les jeunes collaborateurs, ils sont nés à l’ère du réseau, de la débrouille et de la collaboration ! Ils ont même probablement une application à installer sur votre smarphone à vous proposer !

 

ET VOUS ? comment feriez-vous ?

 

http://www.humanrevealator.com

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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