Donner un feed back sans démotiver : comment faire ?

 

 "On se voit tous les jours, il (ou elle) sait bien ce que je pense de lui (ou elle) !". C’est ce que pensent et disent souvent les managers.

Bien qu’étant un comportement managérial majeur et indispensable, la réalisation d’un feedback, qu’il soit positif ou de développement, est très peu réalisé par l’entourage professionnel.

 

Comment s’y prendre pour qu’il soit réussi et produise des effets positifs ?

 

Concrètement : qu’est ce qu’un feed back ?

 

Le feedback est un échange, à froid, avec un collaborateur, autour de son comportement, soit pour réaliser un renforcement positif, soit pour l’amener à trouver une nouvelle façon de faire, plus en adéquation avec son rôle.

Simple, dites vous… alors pourquoi autant de managers peinent ils à le donner ?

Comment amener le collaborateur à prendre conscience de sa marge de développement et l’accompagner dans la définition de son objectif de progrès, et de son chemin de progression sans le froisser et le démotiver ? Surtout si personne auparavant ne l’a fait….

Que risquez vous ?

- déplaire ?

- blesser le collaborateur et vous confronter à son émotion en plus de devoir faire face à la votre ?

Cette confrontation manager/collaborateur est pourtant indispensable.

En effet, ne pas évaluer, ou mal évaluer les comportements des collaborateurs, met en risque (vous et le collaborateur).

En plus de créer des malentendus entre ce que le collaborateur suppose que vous pensez, et ce que vous pensez réellement :

-       suscite de l’agacement chez  vous qui « subissez » l’inefficacité de votre collaborateur.

-       met une mauvaise ambiance au sein de l’équipe entière qui se demande quand vous allez enfin « remettre les pendules à l’heure »,

-    maintient le collaborateur dans une situation d’échec qui ne lui offre pas la possibilité de se développer.

A l’inverse, ne pas reconnaître les efforts fournis par le collaborateur  limite son envie de s’investir et s’engager pour l’entreprise.

Réaliser des feedbacks réguliers permet de générer la diffusion des comportements attendus en termes d’efficacité d’équipe ou par rapport au rôle professionnel du collaborateur.

Comment s’y prendre ?

 

La première étape d’un feedback réussi est l’observation des comportements du collaborateur, puis la mise en perspective, avec empathie, par rapport à une logique de fonctionnement supposée de ce dernier : faire des hypothèses sur les raisonnements qui guident ses agissements.

Ainsi, dans une intention de soutien au développement et à l’efficacité de son collaborateur et/ou de son équipe, le manager, après avoir cadré l’entretien de feedback, énonce les observations factuelles qu’il a constatées.

le manager doit avoir pour objectif d’écouter le collaborateur pour le comprendre et confirmer/infirmer ses hypothèses sur les raisons de ce comportement, de l’amener à prendre conscience des limites et dangers de ce comportement par rapport à son rôle, à son efficacité et à ses relations.

C’est après cette étape qu’ils peuvent identifier ensemble un comportement alternatif que le collaborateur pourrait développer, et ce dont il aurait besoin pour y arriver.


En utilisant les techniques connues d’écoute active que sont le questionnement et la reformulation, le manager n’est pas en apport de solutions durant cet échange mais en posture de “ manager coach “.

Les règles d’or :

-       le temps de parole du manager doit être réduit au maximum et laisser la chance au collaborateur de faire les prises de conscience n écessaires

-       pas d’échanges « ping pong » ou chacun veut prendre le dessus sur l’autre

-    se méfier d’un arrangement obtenu trop rapidement qui peut cacher un accord de façade

-  prévoir un questionnement précis sur les critères d‘atteinte qui permettront de voir l’évolution comportementale permettra d’amener le collaborateur à s’approprier la réflexion.

-       partager un constat avec un collaborateur sans le mettre en position d’accusé,

-    faire face aux émotions du collaborateur, tout en réguler ses propres émotions

-  faire prendre conscience du besoin d’évoluer et ses avantages, fixer des objectifs comportementaux de progrès et développer la motivation…

 

Et …

 

Etre soi même convaincu (e) des bénéfices de la démarche.